¿Cómo las aplicaciones ofimáticas nos ayudan a ser más productivos?

Mié, 08/05/2024 - 11:52

La definición de ofimática proviene del acrónimo en el que se mezclan las palabras "ofi" que proviene de oficina y "matica" que hace referencia a la informática. El significado de ofimática podríamos decir qué es el conjunto aplicaciones y técnicas que hacen posible la informática en la oficina y cuyo objetivo es mejorar los procedimientos que se producen dentro de ella.

Las nuevas tecnologías tienen hoy día un papel esencial en nuestra sociedad, ¿Quién no las usa ya sea por medio de nuestro smartphone, tablet u ordenador? La realidad es que nos pasamos gran parte de nuestro día conectados a la red, lo cual nos ha facilitado a acceder a casi todo tipo de información de una manera rápida y sencilla.

Pero las TIC también nos han traído programas o sistemas los cuales nos hacen más fácil la organización de actividades o procesos administrativos a través de la informática, pues la ofimática consigue reducir notablemente el fallo humano, lo que favorece el aumento de la productividad en el día a día, no solo en el ámbito laboral, sino también son imprescindibles en nuestro actual estilo de vida.

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¿Qué son las aplicaciones ofimáticas y para qué sirven?

Una aplicación ofimática es un software informático que se emplea para la realización de tareas relacionadas con la gestión de documentos, como crear, editar y organizar archivos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Las aplicaciones ofimáticas son aquellas herramientas que nos ayudan a automatizar nuestras actividades, es decir, son el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informativas que podemos utilizar para optimizar, automatizar y mejorar las tareas que necesitemos.

Tipos de aplicaciones ofimáticas más conocidas

Dentro de los principales tipos de aplicaciones ofimáticas existentes y que son de uso más habitual, podemos destacar las siguientes:

Procesadores de texto

Son las aplicaciones más utilizadas. Son programas destinados a crear todo tipo de textos de forma fácil y rápida con el fin de producir documentos escritos. Nos permite también introducir en ese mismo texto: gráficos, títulos, notas al pie del documento, etc. Debido al gran número de posibilidades que tiene se ha convertido en una herramienta esencial tanto en casa como en el trabajo.

Hojas de cálculo

Son aplicaciones destinadas a almacenar, organizar datos y de realizar cálculos y análisis sobre los mismos. Los datos introducidos (que puede ser un texto, un número, una fecha, etc.) pueden ordenarse, clasificarse y calcular nuevos datos a partir de otros o incluso obtener gráficos a partir de los datos incluidos en las tablas lo que lo ha convertido también en una herramienta más usadas en la actualidad por multitud de profesionales.

Gestores de bases de datos

Son aplicaciones destinadas a la creación, modificación, actualización y realización de informes escritos sobre una información contenida en una base de datos. Puede existir tres tipos de bases de datos: bases de datos jerárquicas, bases de datos en red o bases de datos relacional.

Editores de imagen

Estas aplicaciones permiten el tratamiento y manipulación de imágenes, fotografías y videos. Estas aplicaciones permiten crear ajustes de corrección, trabajar con capas, modificar el tamaño o la resolución o incluso realizar montajes.

Programas de presentación

Permite crear presentaciones atractivas con facilidad y rapidez. Estas presentaciones pueden contener texto, imágenes, colores, animaciones, etc. Se pueden crear presentaciones con plantillas, insertar sonidos y animaciones en las diapositivas o incluso publicar en internet las presentaciones.

Al final las aplicaciones ofimáticas nos sirven para fomentar el trabajo en equipo y la organización, optimizar recursos y tareas, mejorar la comunicación y la estética de las presentaciones, y a analizar datos y automatizar las tareas repetitivas, lo que las convierten en unas grandes aliadas para nosotros.

Principales aplicaciones ofimáticas

Aunque ya hemos hecho un repaso extenso por las plataformas ofimáticas más comunes que existen, a continuación, te dejamos un breve resumen de las principales aplicaciones ofimáticas con la intención de que queden todas reunidas en un mismo listado:

Procesadores de texto: son herramientas ofimáticas que convierten tus ideas en documentos profesionales listos para compartir. Permiten crear, editar y dar formato a documentos escritos. Un ejemplo clave es Word.
Hojas de cálculo: transforman números en decisiones inteligentes con fórmulas y gráficos. Así, permiten organizar datos numéricos, hacer cálculos mediante fórmulas, generar gráficos... Uno de los más utilizados es Excel.
Programas de presentaciones: dan vida a tus proyectos con diapositivas y diseños. Permiten exponer ideas visualmente de manera sencilla e intuitiva. Un ejemplo claro es PowerPoint.
Gestores de bases de datos: organizan información compleja para que esté siempre al alcance. Así, permiten almacenar y organizar grandes volúmenes de información. Un ejemplo popular es Access.
Correo electrónico: herramientas como Outlook o Gmail permiten conectar personas, equipos y agendas en un mismo espacio. Además, permiten recibir, enviar y gestionar mensajes.
Herramientas de colaboración en la nube: permiten trabajar en documentos compartidos en tiempo real. Rompe barreras y permite trabajar en equipo, desde cualquier lugar y en tiempo real. Ejemplo: Google Workspace o Microsoft 365.
Editores de imagen: potencian la creatividad, retocan y crean diseños que comunican más que mil palabras. Algunos ejemplos importantes son Photoshop o GIMP.

Como ves, cada una de las herramientas cumple con una función muy diferente, por lo que se hace necesario aprender de todas ellas para conseguir un trabajo más optimizado. Además, recuerda que muchas de ellas están disponibles como aplicaciones ofimáticas web o aplicaciones de ofimática en línea, por lo que ni siquiera deberás tenerlas descargadas en tu ordenador.

Imágenes de aplicaciones ofimáticas

¿Qué factores debemos considerar para elegir la adecuada?

La elección de la mejor aplicación ofimática para tus necesidades puede marcar la diferencia en términos de productividad y eficiencia. Al tomar la decisión de que aplicación utilizar, existen varios factores que debemos tener en cuenta:

La compatibilidad: hay que asegurarse de que la aplicación sea compatible con el sistema operativo y los dispositivos que usas.
Las funcionalidades: debes evaluar las funcionalidades que ofrece la aplicación y asegurarte de que cubra tus necesidades específicas, ya que algunas ofrecen características adicionales, como la colaboración ene tiempo real o la integración con otras herramientas.
La facilidad de uso: dale importancia a aquella aplicación que sea intuitiva y fácil de aprender, sobre todo si no tienes mucha experiencia con el uso de este tipo de aplicaciones.
El coste: ten en cuenta el presupuesto del que dispones e intenta comparar las opciones de precios de las distintas aplicaciones disponibles en el mercado, para ver cuál se adapta más a ti.

Y tú, ¿qué programa ofimático estás utilizando y no puedes vivir sin él?

¿Cuál es el futuro de las aplicaciones ofimáticas?

Gracias al avance de la tecnología, los recursos ofimáticos han experimentado un gran avance en cuanto a funcionalidad y facilidad de uso. Una de las tendencias que marcará el futuro de estas aplicaciones es la conocida ya por todos inteligencia artificial. Ya se están implementando chatbots y asistentes virtuales que ayudan a mejorar la productividad y el flujo de trabajo en estas herramientas. Además, se espera que en un futuro próximo las aplicaciones puedan anticipar nuestras necesidades y realizar tareas de forma automatizada.

Otro aspecto clave del futuro de las aplicaciones ofimáticas es la colaboración en tiempo real. Cada vez más personas trabajan en equipos distribuidos, por lo que la capacidad de compartir y editar documentos de forma simultánea se vuelve fundamental, pues se espera que estas herramientas permitan la comunicación y la gestión de tareas integradas, facilitando así el trabajo en equipo.

En definitiva, el futuro de las aplicaciones ofimáticas se encuentra en la combinación de la inteligencia artificial con la colaboración en tiempo real. Estas herramientas se volverán más inteligentes, adaptándose a nuestras necesidades y anticipando nuestros requerimientos. Y permitirán una colaboración más eficiente y facilitarán el trabajo en equipo sin importar la ubicación geográfica de los miembros.

Estamos ante una era de grandes avances en el ámbito de las aplicaciones ofimáticas, que nos proporcionarán funcionalidades cada vez más avanzadas, ya que de la mano de la tecnología están en constante evolución.

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